El propósito del Control, como última etapa del proceso administrativo, es dar seguimiento a la gestión del proyecto para lograr los objetivos y las metas, es un proceso que implica verificar que las fases y sus actividades se desarrollen conforme a lo planeado, en el tiempo establecido y con los costos presupuestados, por tanto, es relevante detectar desviaciones y adoptar acciones para corregir.
Esta etapa no debe considerarse un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos, de ahí que el diagrama de Gantt sea especialmente útil para visualizar el panorama completo del desarrollo del proyecto y las partes que lo componen.
El control es de vital importancia dado que:
• Establece medidas para corregir las actividades de forma que se alcancen los planes exitosamente.
• Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
• Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes y sirve de fundamento para el reinicio del proceso de planeación.
• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Tomado del contenido en extenso del Módulo 23. Unidad III. Las tecnologías emergentes en la administración y gestión. 1.4 Evaluación del Proyecto
Dependiendo del proyecto y de su complejidad, puede haber control por áreas, por ejemplo: Control de Producción, de Calidad, de Inventarios, de Ventas, de Finanzas o de Recursos Humanos.
El proceso de Control responde a la pregunta ¿Cómo se hizo?
Esta etapa es un proceso que implica: Establecimiento de estándares, medición de resultados, corrección y retroalimentación.
Revisa la Unidad 3 del Contenido extenso. Las tecnologías emergentes en la administración y gestión.
¿Qué producto entregarás?
Una presentación donde expongas posibles escenarios para tu proyecto, los estándares para la fase de control y de qué forma solucionarías las problemáticas que se presenten o mantendrías las acciones exitosas.
¿Qué hacer?
1. A partir de las etapas que definiste en el diagrama de Gantt, plantea los posibles escenarios que podrían ocurrir en el desarrollo de tu proyecto. Describe cuál sería el peor de los escenarios, qué propuesta de solución y qué acciones tendrías que llevar a cabo para la resolución de problemas. Describe cuál sería el mejor de los escenarios y qué acciones tendrías que realizar para mantener el desarrollo de tu proyecto en condiciones óptimas.
2. Integra la información en la siguiente tabla:
Descripción de escenarios | Propuesta de solución | Acciones |
El mejor | La asistencia de más de 30 vecinos de la colonia. | Haciendo que la difusión que se lleve a cabo de la reunión se les haga interesante y que también ellos mismos participen en la difusión. |
El peor | Que no asista ningún vecino a la reunión. | Usar las tecnologías emergentes para hacer mayor difusión de la reunión. |
3. Reflexiona y responde las siguientes preguntas:
a. ¿Qué estándares te servirían para identificar el peor de los escenarios?
El hecho de que no asista ningún vecino, pues eso significaría o que no les interesa el tema que se va a presentar o que no hubo la difusión correcta para que asistieran a la reunión.
b. ¿Qué estándares te servirían como guía para cerciorarte de que las acciones propuestas para mejorar el desarrollo de tu proyecto son adecuadas?
El estándar más útil es ver que efectivamente asistieron los 30 vecinos que se tenían contemplados, incluso la asistencia de más personas, sería una evidencia de que el proyecto va en el camino correcto y que cumple las expectativas para las que fue creado.
c. ¿De qué tipo tendrían que ser los estándares para medir los resultados de tu proyecto? Pueden ser de calidad, cantidad, tiempo, finanzas, etc. ¿Por qué?
En este caso el estándar para medir los resultados de mi proyecto es el de cantidad, pues al tener más cantidad de personas que se enteren el porqué de la realización de mi proyecto, y la información que en él se incluye, será el número de personas beneficiadas en tener una calidad de vida digna, será el número de personas a las cuáles se les hará reflexionar si cambian los hábitos alimenticios que hasta el día de hoy tienen, y no sólo para ellos, sino para su familia, amigos y conocidos.
4. Enlista, al menos, 10 estándares que posibiliten el seguimiento del desarrollo de tu proyecto.
1.- Calidad de las presentaciones e información.
2.- Calidad de difusión.
3.- Cumplir con los tiempos estipulados para la difusión del proyecto.
4.- Evaluación periódica del proyecto y sus avances.
5.- Realizar diagramas de Gantt para medir tiempos establecidos y su cumplimiento.
6.- Buscar ahorro en tiempo y costos.
7.- Estadísticas de resultados en los participantes.
8.- Proyección de fallas y retroalimentación para la mejor futura del proyecto.
9.- Compromiso de cada uno de los integrantes del proyecto.
10.- Tener un buen entorno para llevar a cabo las reuniones.
